Tips
Ternyata Ini Gunanya Fitur Rekap Kas Qasir untuk UMKM
Seiring berjalannya waktu, pencatatan transaksi keuangan yang dulunya dilakukan secara manual mulai digantikan oleh peranti elektronik seperti komputer dan smartphone. Dengan kemajuan teknologi ini, point of sale sistem yang akan membantu kamu dalam membuat rekap arus kas transaksi bisnis dengan mudah. Ini membuat segala proses kelola usaha semakin cepat.
Kita tidak bisa memungkiri, hampir semua hal dilakukan secara online. Tidak terkecuali rekap kas. Rekap kas adalah sebuah kegiatan mencocokkan jumlah kas yang tercatat di pada catatan transaksi dengan kas fisik. Zaman dulu orang melakukan rekap kas secara manual dengan cara menghitung berapa sisa produk, berapa pemasukan yang tercatat, berapa pengeluaran yang terjadi di hari itu, lalu dicocokkan dengan jumlah uang yang tersisa di laci penyimpanan.
Dengan cara manual seperti ini, proses rekap kas bisa sangat panjang dan melelahkan. Juar Lizwardi, seorang pengguna Qasir yang membuka usaha franchize ayam geprek kekinian mengatakan, jika menggunakan cara lama dia membutuhkan waktu dari pukul 23.00 malam hingga pukul 01.00 pagi. Bayangkan jika ini harus dilakukan setiap hari. Sangat melelahkan ya, pastinya. Apa lagi Juar juga masih harus megerjakan tuganya sebagai karyawan di salah satu bank.
Kerepotan dan kepusingan yang harus dialami pada saat melakukan rekap kas inilah yang membuat sebagian besar usahawan mikro atau pelaku UMKM enggan melakukannya. Mereka hanya cukup percaya saja dengan karyawan, dengan barang dagangan yang laris, dan dengan adanya uang pada laci penyimpanan, tanpa meneliti lagi apakah jumlah uang ini sesuai dengan apa yang harusnya mereka dapatkan.
Padahal, sebagaimana juga mencatat transaksi penjualan, rekap kas juga sangatlah penting.
Ini yang harus kamu tahu mengapa rekap kas sangat penting dan tidak boleh diabaikan.
Saat ini metode pembayaran tidak terbatas pada tunai dan debit saja. Metode pembayaran seluler (pembayaran digital) menjadi semakin populer dan perlu diperhitungkan juga. Melakukan rekap kas berarti memastikan semua keuntungan yang dihasilkan toko kamu terpantau. Ini penting dalam memberi gambaran yang jelas tentang di mana bisnis kamu secara finansial. Meskipun kamu mungkin sangat yakin dan percaya pada karyawan kamu (bahkan mungkin memandang mereka sebagai keluarga), tapi tetap saja, penting bagi bisnis yang berurusan dengan transaksi tunai untuk menerapkan prosedur penanganan uang tunai.
Ini tidak hanya melindungi kamu sebagai pemilik usaha, tetapi juga staf kamu. Alasan terpenting kamu perlu menyeimbangkan rekap kas adalah untuk mencegah kekurangan karena penanganan atau pencurian uang tunai.
Ada beberapa tips yang Qasir sarankan untuk memudahkan kamu melakukan rekap kas.
1. Terapkan Satu Orang Per Shift Jika Memungkinkan
Untuk bisnis mikro dan kecil dengan hanya satu meja cash register, ini mungkin tidak dapat dilakukan, tetapi membatasi jumlah orang yang bertanggung jawab untuk setiap kali login adalah yang paling ideal. Semakin banyak orang yang memiliki akses ke laci atau bahkan akses kunci laci uang pada waktu tertentu, semakin menipiskan tanggung jawab untuk isi laci itu. Ini juga menyulitkan untuk menentukan orang yang bertanggung jawab atas uang tunai yang salah penanganan atau hilang.
Tidak seperti mesin kasir tradisional, sistem Qasir POS menawarkan pengaturan yang dapat membantu memantau dan menentukan karyawan mana yang melakukan transaksi. Jika kamu menggunakan Qasir, setiap penjualan membuat sistem POS memperbarui data penjualan secara otomatis sehingga lebih mudah untuk mengetahui cara dana mengalir dalam usaha kamu.
2. Mulailah dengan Menghitung Uang Tunai
Mari kita bahas bagaimana melakukannya. Hal penting yang perlu diingat adalah bahwa menyeimbangkan kas (rekap kas) sama pentingnya dengan apa yang kamu lakukan di pagi hari. Apa artinya? Artinya kamu harus selalu selalu memulai hari kamu dengan menghitung uang tunai yang sudah ada di laci penyimpanan di meja kasir. Ini memastikan bahwa kamu selalu memiliki cukup uang untuk memberikan uang kembalian kepada pelanggan.
3. Menyetor Uang Tunai Sepanjang Hari
Langkah selanjutnya dalam menjaga mesin kasir tetap rapi adalah menyetor uang tunai sepanjang hari. Sekali lagi, tergantung pada volume dan ukuran transaksi kamu, jumlah setoran yang akan kamu lakukan bisa bervariasi. Setelah menentukan kapan kamu akan melakukan setoran ini, hitung uang tunai kamu dan hapus selisih dari hitungan awal di pagi hari.
Memiliki dua orang yang menyaksikan penghitungan, mengkonfirmasi jumlahnya, dan melihat uang yang disimpan ke brankas juga penting. Jadi, apakah itu pemilik dan manajer toko, atau manajer dan karyawan terkemuka, dua pasang mata untuk jenis manajemen laci kas ini akan memastikan tingkat pemeriksaan dan saldo dalam bisnis kamu.
4. Tentukan Saldo di Akhir Hari
Akhir dari hari adalah ketika semua kerja keras yang kamu investasikan membuahkan hasil. Sekarang saatnya untuk melihat hasil kerja kamu dan memastikan bahwa uang yang diambil pada siang hari dan keluar dilakukan secara efisien dan jujur.
Langkah pertama dalam melakukan ini adalah menghitung jumlah total di kasir kamu. Ini termasuk transaksi kartu kredit, uang tunai, dan pembayaran digital. Setelah kamu selesai menjumlahkan semuanya, kamu harus membandingkan angka yang kamu buat secara manual dengan yang ditampilkan di sistem POS Qasir.
Jika jumlahnya cocok, selamat! Kamu bisa tidur nyenyak. Jika tidak, kamu harus menyelidikinya sedikit. Perbedaan kecil biasa terjadi dan biasanya disebabkan oleh human error, mungkin saat kasir menghitung kembalian kepada pelanggan, atau ada pesanan yang belum tercatat/masuk ke sistem POS pada saat transaksi.
5. Percayakan Proses Rekap Kas pada Qasir
Kamu sekarang sudah tahu kan bagaimana prnsip kerja rekap kas? Untuk mengetahui cara penggunaannya pada aplikasi Qasir, kamu bisa melihatnya pada artikel panduan berikut ini.
Baca: Rekap Kas di Aplikasi Qasir
Dengan fitur ini, maka masalah mencocokkan uang tunai dan catatan transaksi teratasi.
Cara Menggunakan Rekap Kas Qasir untuk UMKM
Seperti yang disampaikan sebelumnya bahwa membuat laporan arus kas keuangan itu sangat penting sekali bagi pelaku usaha UMKM.
Sebelum memulai proses rekap kas, yang harus kamu ketahui, yang dimaksudkan kas masuk di sini adalah semua bentuk tambahan modal. Sedangkan untuk kas keluar merupakan semua biaya pengeluaran yang dilakukan selama berbisnis, salah satunya biaya operasional toko. Jika kamu ingin tahu bagaimana cara menggunakan rekap kas dari Qasir, sebaiknya simak panduannya di bawah ini.
1. Klik menu rekap kas untuk membuat laporan rekap kas. Lalu, login menggunakan username dan password kamu. Jika belum memiliki akun, kamu bisa memilih register dan buat akun dengan cara mengikuti penjelasan yang ada.
2. Bila sudah login, klik buka kasir untuk merekap kas.
3. Bila ingin melihat rekapan shift sebelumnya, maka ada tanda keterangan, “Selesai”. Dalam hal ini jangka waktu rekapannya terhitung dari awal membuka rekap kas hingga pengguna menutupnya.
4. Jika ingin membuka rekap kas baru, maka isi modal awal sesuai hari atau shift yang akan direkap. Bila sudah, baru klik “Buka Sekarang” sehingga rekap kas berhasil dibuka. Selanjutnya, input (masukkan) kas keluar dan masuk.
5. Setelah itu, klik “Tutup Kasir” untuk mengecek cash selama jam kerja. Dari sinilah kamu bisa masuk ke halaman penerimaan actual (jumlah cash fisik yang tersedia saat ini). Kamu bisa memilih “Tunai Diterima” bila mendapatkan uang tunai selama penjualan.
Sedangkan bila menerima pembayaran non tunai bisa memilih "Non Tunai Diterima". Selanjutnya pilih, “Konfirmasi’.
6. Jika penerimaan sistem sudah sesuai dengan aktualnya, hasilnya akan nol (0).
Apabila penutupan rekap kas dilakukan, maka secara otomatis rekapannya akan tertutup sendiri. Otomatis semua pencatatan transaksi keuangan, rekap kas keuangan, akan terdata langsung dalam laporan kelola kas yang ada pada aplikasi Qasir backoffice.
Jika ingin mengetahui lebih detail, cara mengecek pengelolaan kas lewat Qasir backoffice, kamu bisa mengunjungi laman Kelola Kas melalui Backoffice.
Sedangkan bila ingin menanyakan seputar selengkapnya dari rekap kas menggunakan aplikasi ini. Silahkan hubungi customer service via live chat di website yaitu https://bantuan.qasir.id atau melalui contact center di hello@qasir.id.
Manfaat Aplikasi Rekap Kas Qasir untuk UMKM
Setelah mengetahui bagaimana cara membuat rekap kas melalui aplikasi Qasir, kamu dapat memahami seberapa penting membuat rekap kas bagi pelaku usaha UMKM. Inilah beberapa manfaat menggunakan fitur Rekap Kas Qasir untuk pelaku usaha UMKM.
1. Jika menggunakan cara manual, kamu harus melihat rak penyimpanan barang secara langsung. Gunanya untuk mengetahui berapa banyak produk yang terjual. Namun, dengan adanya fitur Rekap Kas, kamu lebih mudah untuk melakukan pencatatan hasil penjualan per hari. Segala laporan transaksi bisa didapatkan secara langsung dengan cepat.
2. Adanya rekap kas Qasir pengendali kas lebih terstruktur. Aplikasi Qasir akan mencatat setiap rincian penjualan harian. Sekaligus memperlihatkan barang apa saja yang masih ada dan sudah terbeli. Dengan demikian, semua angka penjualan dan pemasukan akan dihitung secara otomatis. Pas sekali untuk usahawan atau pelaku bisnis agar terhindar dari risiko kesalahan perhitungan pada setiap transaksinya.
3. Hadirnya aplikasi Qasir membuat setiap laporan keuangan bisnis semakin terjaga karena sudah dilengkapi dengan sistem keamanan yang ketat. Semua stok barang dan jumlah uang yang diterima akan dihitung secara otomatis. Artinya, setiap uang yang diterima akan sesuai dengan jumlah barang yang ada di toko.
4. Proses analisa bisnis lebih mudah, cepat, dan akurat bila menggunakan aplikasi rekap kas Qasir. Setiap pencatatan transaksi keuangan, rekap kasnya akan terhubung langsung dengan catatan penjualan dan stok barangnya saat ini.
5. Aplikasi rekap kas mampu memberikan layanan kepada pelanggannya dengan cepat. Kamu bisa melakukan transaksi, mulai dari pencatatan, menghitung total transaksinya, sampai menerima semua metode pembayaran dari konsumen lebih mudah.
6. Hadirnya aplikasi Qasir memberikan poin plus tersendiri terhadap pelaku bisnis UMKM. Kamu akan terlihat lebih professional di mata pelanggan sehingga memberikan dampak yang positif terhadap usaha kamu. Konsumen/pelanggan akan semakin percaya dengan usaha yang kamu jalankan.
7. Adanya aplikasi Qasir bisa membuat kamu meminimalisir terjadinya risiko kesalahan ketika membuat catatan rekap kas. Kamu bisa mengecek setiap produk yang diinput kembali sehingga mengurangi kesalahan transaksi penjualan setiap hari. Bahkan kamu bisa melakukan perbaikan bila terjadi kesalahan pada transaksinya dengan mudah.
8. Jika dibandingkan menggunakan mesin kasir konvensional. Aplikasi Qasir memiliki biaya perawatan dan perbaikannya lebih rendah dan terjangkau. Kamu bisa lebih menekan biaya operasional dan dapat dimanfaatkan untuk biaya lainnya.
Dengan sedikit penjelasan di atas, kamu pasti sudah mendapat gambaran pentingnya membuat rekap kas bagi pelaku usaha UMKM. Jika kamu membutuhkan cara mudah dalam pencatatan transaksi keuangan untuk bisnis. Tentu saja aplikasi Qasir bisa menjadi solusinya!
Download aplikasi Qasir GRATIS di sini.
Kini, kamu bisa membuat laporan keuangan dengan mudah, cepat, dan aman tanpa bantuan admin atau accounting. Semua bisa dimontoring secara realtime. Jadi, prosesnya jauh lebih hemat dan praktis daripada menggunakan bantuan tenaga kerja seperti accounting dan admin.